Funktionen — was die Kontorkraft heute kann
Eine Bürokraft, mit der Sie schreiben wie mit einer Kollegin. Was sie in Ihren Systemen tun soll, erklären Sie ihr im Gespräch. Sie baut daraus einen geprüften Ablauf, und ein Mensch gibt ihn frei.
Die Kontorkraft ist eine Bürokraft, die sich bei Ihnen einarbeitet. Sie bekommt Zugang zu den Systemen, die Sie ohnehin nutzen, und lernt im Gespräch, was dort zu tun ist. Was sie ändern darf, legen Sie fest. Neue Abläufe gelten erst nach einem Prüflauf und der Freigabe durch einen Menschen.
Alle Funktionen stecken in jedem Paket. Bezahlt wird das angebundene System, nicht die einzelne Funktion und nicht die Zahl der Personen.
Chat im Browser und am Handy
Sie arbeiten mit der Kontorkraft in einem Chat, am Arbeitsplatz im Browser oder unterwegs als Web-App auf dem Handy. Neben dem Gespräch sehen Sie ihren Browser: Sie können zusehen, wie sie arbeitet, oder selbst übernehmen.
- Jede Person hat eigene Gespräche, mehrere nebeneinander. Frühere Gespräche bleiben lesbar.
- Dateien geben Sie mit der Büroklammer hinein. Was sie erarbeitet, kommt als Datei zum Ansehen oder Herunterladen zurück.
- Sie merkt sich, was dieselbe Person auf anderen Wegen besprochen hat. Im Chat weiß sie, was am Morgen per E-Mail kam.
- Für Recherchen sucht sie im Netz und liest die gefundenen Seiten.
- Wie gründlich sie arbeitet, stellen Vorgesetzte in drei Stufen ein. Die Kostenfolge steht dabei.
Fähigkeiten-Werkstatt: Abläufe mit ihr bauen
Was die Kontorkraft in einem System kann, entsteht im Gespräch mit einem Administrator Ihres Betriebs. Sie erkundet das System, fragt nach, wo es langgeht, und schreibt daraus eine Fähigkeit: eine Anleitung, wie sie dort liest und, wenn Sie es erlauben, ändert.
- Erkunden: Sie klärt, ob das System eine Schnittstelle hat und wie ein Zugang entsteht, und hält das in einem Steckbrief fest.
- Zwei Wege: über die Schnittstelle des Systems oder über seine Oberfläche im Browser. Das hilft auch dort, wo ein Tarif gar keine Schnittstelle bietet.
- Prüflauf: Bevor eine Fähigkeit gilt, läuft sie einmal am echten System. Sie sehen das Ergebnis und was der Lauf gekostet hat.
- Freigabe: Erst wenn ein Administrator sie freigibt, arbeitet die Kontorkraft damit. Jede spätere Änderung macht wieder einen Entwurf daraus, der neu geprüft wird.
- Wie viele Fähigkeiten Sie bauen, kostet nichts. Bezahlt wird das angebundene System.
Systeme anbinden, ohne Passwörter herzugeben
Zugangsdaten wie API-Schlüssel, Benutzername und Passwort oder SSH-Schlüssel hinterlegt ein Administrator unter Einstellungen. Die Kontorkraft benutzt sie, bekommt sie aber nie zu sehen.
- Jeder Zugang gilt nur für die Adressen, die ein Mensch bestätigt hat.
- Neue API-Schlüssel erlauben zunächst nur Lesen. Ändern darf die Kontorkraft erst, wenn Sie es freischalten.
- Erzeugt ein Portal gerade einen Schlüssel, übernimmt sie ihn aus dem Browser, ohne ihn zu lesen.
- Sie hat einen eigenen Browser. Ist eine Anmeldung mit Passwort oder Einmalcode nötig, übergibt sie ihn Ihnen, und Sie melden sich selbst an.
Post: ein eigenes Postfach für die Kontorkraft
Die Kontorkraft kann ein eigenes Konto bekommen, ein Postfach in Microsoft 365 samt Teams oder ein beliebiges Postfach über IMAP und SMTP. Dann schicken Sie ihr Aufträge per E-Mail oder im Teams-Chat, so wie einer Kollegin.
- Aufträge nimmt sie nur von Personen an, die ein Administrator hinterlegt hat und deren Absender sich nachweisen lässt.
- Die Antwort geht auf demselben Weg zurück, und zwar nur an den Absender.
- Anhänge der Mail liest sie mit.
- Tagesbericht: Montag bis Freitag fasst sie für die Vorgesetzten zusammen, wo sie jemanden braucht, was erledigt ist, was nicht geklappt hat und was es gekostet hat. Per E-Mail kommt er nur zu denen, die ihn für sich einschalten.
Persönliche Verbindungen: Ihr eigenes Postfach
Jede Person kann ihr eigenes Microsoft-365- oder Google-Konto verbinden. In ihren Gesprächen liest die Kontorkraft dann deren Postfach, Kalender und Dateien auf OneDrive, SharePoint oder Google Drive.
- Antworten legt sie als Entwurf in Ihren Ordner „Entwürfe“. Abschicken tun Sie selbst, ein Senden ist dabei gar nicht vorgesehen.
- Den Kalender liest sie. Termine anlegen kann sie heute noch nicht.
- Verbinden und Trennen geht mit einem Klick, für jede Person selbst.
Übersicht: Meldungen, Aufgaben, Zeitpläne
Unter Übersicht steht, was die Kontorkraft im Hintergrund erledigt und wo sie jemanden braucht. Hier sehen Vorgesetzte auch, was sie nach Zeitplan tut.
- Meldungen: wenn sie Hilfe braucht, etwas schiefgeht oder etwas fertig ist.
- Aufgaben: Aufträge, die ohne Zuschauer laufen, mit ihrem Ergebnis.
- Zeitpläne: wiederkehrende Abläufe, etwa jeden Morgen die neuen Bestellungen. Geht ein Lauf schief, hält der Zeitplan an und läuft erst weiter, wenn ein Mensch ihn per Knopf freigibt.
- Merkliste: was sie sich für später vormerkt. Vorschläge für Merkliste und Zeitpläne nehmen Vorgesetzte an oder lehnen sie ab.
Ablage, Drucken und Sicherung
Was die Kontorkraft erarbeitet, etwa PDFs, Listen und Zusammenfassungen, liegt in der Ablage auffindbar und mit Versionen. Von dort lässt es sich ansehen und herunterladen.
- Drucken: Bürodrucker nehmen Vorgesetzte unter Einstellungen auf. Die Kontorkraft druckt PDFs, Bilder und Text, auch wenn der Auftrag per E-Mail kam.
- Sicherung: verschlüsselt, zum Herunterladen und Zurückspielen, mit wählbaren Bereichen.
- Werkszustand: Auf Wunsch setzt ein Administrator die Kontorkraft zurück und entscheidet, was dabei erhalten bleibt.
Rollen und Freigaben
Wer was darf, regeln vier Rollen. Personen laden Sie per Link ein, und wie viele mit der Kontorkraft arbeiten, kostet nichts.
- Administrator: richtet ein und gibt frei, also Konten, Zugangsdaten, Personen, Sicherung und die Fähigkeiten aus der Werkstatt.
- Vorgesetzte: weisen an, also Aufträge, Zeitpläne, Post, Drucker und die Arbeitsweise. Sie sehen auch die Kosten.
- Freigeber: arbeiten mit ihr im Chat und im Browser und geben ihr Dateien.
- Leser: stellen Fragen und sehen die Übersicht.
Mitteilungen aufs Handy
Braucht die Kontorkraft Hilfe oder hält ein Zeitplan an, bekommen Sie eine Mitteilung aufs Handy oder in den Browser. Einschalten lässt sich das je Person und Gerät.
- Die Mitteilung läuft über den Push-Dienst Ihres Browserherstellers. Der Inhalt ist für Ihr Gerät verschlüsselt, der Dienst selbst kann ihn nicht lesen.
- Auf dem Sperrbildschirm erscheinen der Titel und ein kurzer Anriss. Antippen öffnet die passende Seite.
Beispiele: was die Kontorkraft übernehmen kann
Drei Abläufe, die wir im eigenen Betrieb so fahren. Sie zeigen, welche Art Arbeit gemeint ist. Welche Abläufe Ihre Kontorkraft übernimmt, entscheiden Sie — gebaut werden sie im Gespräch, in der Fähigkeiten-Werkstatt.
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Ausfuhranmeldung aus weclapp
Für jede Sendung in ein Nicht-EU-Land liest die Kontorkraft Auftrag, Rechnung und Lieferschein, ordnet Warennummern und Ursprungsländer zu und erzeugt die elektronische Ausfuhranmeldung als fertige XML-Datei.
Grenze: Sie erzeugt ausschließlich die Datei. Sie laden sie selbst ins Zollportal, prüfen sie und geben sie mit Ihrem Zertifikat ab. Die Deklarationshaftung tragen weiter Sie. Fehlen Warennummern in weclapp, meldet sie das, statt zu raten.
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Shop-Bestellungen in ePages und STRATO
Neue Bestellungen aufnehmen, Rechnung und Lieferschein erzeugen, beide als PDF ablegen, den Bestellstatus setzen und den Lieferschein am Versandplatz drucken. In Shop-Tarifen ohne Schnittstelle arbeitet sie auf der Oberfläche.
Grenze: Preise und Sortiment ändert sie dabei nicht. Verpacken, Frankieren und Absenden bleiben bei Ihnen.
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Belegarbeit in lexware Office
Offene Posten abgleichen, Kontenzuordnungen prüfen, fehlende Belege zusammentragen und Abweichungen für Sie und Ihre Steuerberatung aufbereiten.
Grenze: Die steuerliche Verantwortung und die Freigabe bleiben bei Ihnen und Ihrer Steuerberatung. Arbeit über einen großen offenen Bestand braucht viel KI-Verbrauch. Ob sie in die faire Nutzung passt, klären wir vor dem Vertrag.
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